Klarspråk och kommunikation

Klarspråk innebär att myndigheter, kommuner och andra offentliga organ ska skriva så att medborgarna förstår. I den svenska språklagen står det att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Det är dock en missförståelse att klarspråk enbart är något som har med myndigheter och offentlig förvaltning att göra. I den här guiden kommer vi att gå igenom handfasta tips på hur du som företagare aktivt kan använda kunskap om klarspråk i din verksamhet och hur du praktiskt går tillväga.

Utmaningarna med digital text

Att läsa digitala texter kräver mer koncentration än att läsa texter på papper. Faktum är att forskning också visar att vi är bättre på att memorera texter som vi läst på papper. Det beror delvis på att digitala texter är fulla av ”avbrott”. Det kan t.ex. vara irrelevanta länkar, plötsliga textmeddelanden eller att hjärnan distraheras av lusten att söka efter ny information. Faktum är att 77 procent av alla människor föredrar att läsa på papper framför på skärm när de behöver läsa mer än tre sidor. När man skriver digitala texter är det därför nödvändigt att vara medveten om dessa begränsningar och följa ett antal principer för att skapa tydlighet i texten.

Skapa tydlighet för läsaren med ett tydligt syfte

• Håll dig till ett syfte
  Texten bör ha ett enda syfte. Även om det kan vara frestande att beröra flera aspekter av ett ämne, är det onödigt för läsaren och kan leda till förvirring. När man hittar ett tydligt syfte kan det vara bra att klargöra vad texten gör. Kommer texten att analysera, argumentera, beskriva, dokumentera eller något helt annat?

• Ett tydligt syfte handlar om avgränsning
  För att ett syfte ska vara tydligt måste det vara smalt. Ju kortare och mer specifikt du kan formulera ditt syfte, desto tydligare blir det för läsaren.

• Texten måste vara tydlig i förhållande till situationen
  Texten ska inte bara vara tydlig i sig själv, utan också tydlig i förhållande till situationen. Därför måste du fokusera på vilken genre texten tillhör, vilken roll du har som skribent, vem läsaren är och i vilket medium texten publiceras.
• Harmoni mellan syfte och genre
  Det är skillnad på hur en text utformas beroende på vilken genre den tillhör. Det är till exempel skillnad på ett blogginlägg och ett inlägg på Linkedin. Kom ihåg att syftet med din text ska harmoniera med vilken genre texten tillhör.
• Din roll som skribent
  Fundera på dina kunskaper och värderingar som skribent. Vilket perspektiv har du när du skriver texten och vilken roll har du? Det är viktigt att förmedla trovärdighet, samtidigt som du inte alltid måste vara expert. De flesta kan till exempel uttala sig om vad de tycker om ett vin utan att vara utbildade sommelierer.
• Vem är läsaren?
  För att vara tydlig är det viktigt att tänka på vem det är som texten ska vara tydlig för. Du behöver skilja på faktiska läsare och tänkta läsare. Behöver läsaren den information som finns i texten? Att försöka nå en alltför bred målgrupp kan lätt resultera i att texten uppfattas som ofokuserad. Faktorer som kan vara bra att tänka på när du föreställer dig din läsare är: ålder, kön, arbete, familjeförhållanden etc.
• Var medveten om mediets begränsningar
  Ett medie är den plats som din text publiceras. Det kan t.ex. vara ett mail, en hemsida, inlägg på sociala medier, böcker, bloggar, online-artiklar. När du skapar din text behöver du vara medveten om mediets möjligheter och begränsningar. Fundera också på var och på vilket sätt texten ska läsas. Ska den läsas noggrant hemma eller skumläsas på tåget? Samtidigt måste vi komma ihåg att läsning på en skärm inte alltid är en linjär process. Undvik därför fraser som ”Vi kommer till det” eller ”Som vi tidigare nämnde”. Istället bör du använda länkar så att läsaren kan hoppa fram och tillbaka i texten. Länken bör placeras i slutet av ett stycke, annars kommer läsaren att klicka på länken innan texten är klar.

Konsten att strukturera en text

En text innehåller olika punkter där man för fram olika teman inom det texten handlar om. Punkter bör delas in i stycken så att varje stycke innehåller en punkt. Det finns tre typer av styckeindelning:

• Stycken som separeras med radbrytningar och indrag: Används när de separerade punkterna är nära besläktade. 
• Stycken som separeras med radbrytningar: Används när det sker en större innehållsmässig förändring mellan två punkter.
• Stycken som separeras med radavstånd och en tillhörande rubrik: Används när det finns en stor förändring i innehållet mellan två punkter. 

Det är viktigt att använda rätt avgränsning och struktur för läsaren.

Gå rakt på sak

Den första meningen i ett stycke är en kärnmening. Meningens funktion är att presentera poängen med stycket och fungerar som en slags innehållsförteckning. Meningarna mellan den första och sista meningen i ett stycke kallas stödmeningar. Stödmeningarnas funktion är att utveckla poängen. Slutsatsmeningen, som är den sista meningen i stycket, syftar till att avsluta stycket genom att slå fast vad som är poängen med stycket. Med den här strukturen kan du skapa en tydlig läsupplevelse. 

Koppla samman dina punkter med sammanbindande meningar

Det är viktigt att göra det tydligt för läsaren vad kopplingen mellan de olika punkter är. Ett verktyg för att koppla samman punkterna i en mening är så kallade kopplingsmeningar. Dessa meningar fungerar som en språklig övergång mellan olika stycken. Deras funktion är att förklara för läsaren hur stycket relaterar till den föregående eller kommande punkten. Sammanbindande meningar kan vara: exemplifiering, generalisering, orsak, verkan, likhet, motsägelse eller uppräkning.

Dags att sätta punkt

Information i en text skiljs åt med hjälp av skiljetecken (t.ex. punkt, komma, frågetecken, semikolon m.m.). En minnesregel är att enbart presentera en enskild information i varje mening. Ska du presentera något nytt bör du sätta punkt först. Det är viktigt att använda skiljetecken för att bryta upp informationen i texten och göra texten mer lättläst.

De tre fälten i en mening

Tydligt strukturerade meningar består av tre olika fält: 

Det första ordet i meningen är det viktigaste ordet i informationen och ger läsaren nyckeln till att förstå resten av informationen. Meningar består av satser som i sin tur består av ord. Ord som hör ihop betydelsemässigt bör placeras nära varandra. Ett exempel är:

Katten hoppade upp på stolen för att komma bort från den elaka hunden.

De första två orden i den här meningen är ett substantiv (katten) och ett verb (hoppade). Att katten koppade är det viktigaste som händer i den här meningen. Att katten hoppade pga den elaka hunden är tilläggsinformation och förekommer därför senare i meningen. 

Ett annat sätt att göra sina meningar tydliga är att undvika passiva verb. Skriv till exempel hellre: Han sänker bordet än Bordet sänks. 

Skapa kopplingar mellan meningar

Förutom att informationen i texten ska vara separerad och strukturerad på rätt sätt, måste informationen också hänga ihop. Om informationen i texten framstår som isolerade enheter riskerar du att läsaren gör felaktiga kopplingar mellan informationen. För att undvika detta kan du använda länkord som fokuserar på motivering, betoning, exempel och så vidare.

Skapa klarhet med exakta ord – Dryck eller mellanmjölk?

Ju mer exakta ord du väljer, desto mer informativ blir din text. Precisa ord har snäva betydelserelationer och undviker onödiga abstraktioner. Istället för att använda ett vagt ord som ”dryck”, välj ett mer precist ord som ”mellanmjölk” för att ge en tydligare beskrivning. Du bör också fundera över vilken svårighetsgrad som är lämplig för läsaren; vanliga ord, främmande ord eller facktermer. Det viktigaste är att dina läsare förstår texten. Om du använder facktermer kan det vara en bra idé att förklara dem kort.

Kort och tydligt räcker långt

Förutom rätt ordval behöver du också välja rätt mängd ord. Det handlar om att säga så mycket som möjligt med så få ord som möjligt och att eliminera onödiga ord.

Klarspråk är avgörande

För att uppnå ett tydligt språk och i slutändan en tydlig kommunikation måste organisationer och företag ha ett tydligt och definierat syfte med sin text. Den ska vara anpassad till genren, skribenten, läsaren och mediet. Styckena ska vara tydligt avgränsade och strukturerade med kärnmeningar, stödmeningar och slutmeningar. Meningarna ska ha ett precist ordval och, samtidigt som de ska vara logiskt sammankopplade. Detta säkerställer en effektiv och begriplig kommunikation, vilket är viktigt i alla professionella sammanhang.